Is de prullenbak van Microsoft 365 een back-up?
5 min lezen · Bijgewerkt op 20 oktober 2026
Microsoft 365 bewaart verwijderde bestanden en e-mails een tijd. Veel organisaties zien dat als hun back-up. Dat is het niet. In dit artikel lees je wat Microsoft 365 standaard bewaart en waar de grenzen liggen.
Wat Microsoft 365 standaard bewaart
- SharePoint en OneDrive: een verwijderd item blijft 93 dagen bewaard, gerekend vanaf het moment van verwijderen. Eerst staat het in de prullenbak van de site, daarna in de tweede prullenbak. Verwijder je het daar, dan is het direct weg.
- Verwijderde SharePoint-sites: ook 93 dagen. Daarna worden de site en alle inhoud definitief verwijderd.
- Exchange Online: verwijder je een bericht uit Verwijderde items, dan gaat het naar de map Recoverable Items. Daar blijft het standaard 14 dagen. Je IT-beheerder kan dat verlengen tot maximaal 30 dagen.
- Versiegeschiedenis: SharePoint en OneDrive bewaren eerdere versies van bestanden als versiebeheer aan staat. Daarmee draai je een ongewenste wijziging terug. Een verwijderd bestand haal je er niet mee terug.
Daarnaast bewaart SharePoint na definitieve verwijdering nog 14 dagen back-ups. Herstel daaruit vraag je aan bij Microsoft Support en geldt voor een hele site of subsite, niet voor een los bestand.
Waarom dit geen back-up is
Een prullenbak heeft een vaste termijn. Merk je een fout pas na vier maanden, dan ben je te laat. Ook kan iemand met de juiste rechten de prullenbak leegmaken.
Bewaarbeleid (retentie) in Microsoft Purview is ook geen back-up. Het is bedoeld voor compliance. Bij een wijziging of verwijdering bewaart SharePoint een kopie in de verborgen Preservation Hold-bibliotheek. Die kopie haal je terug via eDiscovery, niet met een paar klikken naar de oorspronkelijke plek.
Advies: zie het zo dat Microsoft zorgt voor het platform, en jij voor het kunnen herstellen van je eigen gegevens. Dat is het idee van gedeelde verantwoordelijkheid in de cloud.
Situaties om aan te denken
- Ransomware: versleutelde bestanden worden gesynchroniseerd naar OneDrive of SharePoint. Je wilt dan een hele site of OneDrive terug naar een moment vóór de aanval.
- Per ongeluk verwijderd: een medewerker verwijdert een map en niemand merkt het binnen 93 dagen.
- Kwade opzet: iemand verwijdert bewust gegevens en leegt ook de prullenbak.
- Vertrokken medewerker: een account wordt verwijderd en later blijkt dat er belangrijke bestanden in OneDrive stonden.
De opties
Microsoft 365 Backup is een dienst van Microsoft voor OneDrive, SharePoint en Exchange Online. Je betaalt naar verbruik. Je kiest per beleid een bewaartermijn van 3 maanden, 6 maanden, 1 jaar of 2 jaar. Voor OneDrive en SharePoint maakt de dienst de eerste twee weken elke 10 minuten een herstelpunt, daarna wekelijks. Voor Exchange Online is dat elke 10 minuten, 52 weken terug. De back-ups worden alleen aangevuld en niet gewijzigd. Ze blijven binnen de Microsoft 365-omgeving.
Er zijn ook back-upoplossingen van andere leveranciers. Sommige zijn gebouwd op hetzelfde platform van Microsoft. Andere slaan je gegevens buiten Microsoft op. Laat je IT-beheerder de opties naast elkaar zetten op bewaartermijn, wat er wordt beschermd en hoe snel je kunt herstellen.
Checklist
- Bepaal hoe ver terug je gegevens moet kunnen herstellen.
- Zet de bewaartermijn in Exchange Online op 30 dagen.
- Kies een back-up voor OneDrive, SharePoint en Exchange Online.
- Leg vast wie een herstel mag uitvoeren.
- Test minimaal twee keer per jaar een herstel van een bestand, een mailbox en een hele site.